Newsletter Luty 2023
PPK Autozapis 2023 | 7 rzeczy które musisz wiedzieć o PPK.

W 2023 roku mijają pierwsze cztery lata funkcjonowania Pracowniczych Planów Kapitałowych, oznacza to, że zgodnie z ustawą o PPK co cztery lata zostaje uruchomiony tzw. autozapis. Pracodawca nie musi uzyskać zgody pracownika, aby zapisać go do pracowniczego planu kapitałowego.

Pracownik w wieku 18 – 55 lat, który złożył deklarację rezygnacji przed 01.03.2023r  powinien ponowić złożenie deklaracji o rezygnacji ponieważ tracą one ważność z dniem 28.02.2023. Kolejne autozapisy przewidziane są na lata: 2027, 2031, 2035 itd.

Jeżeli pracownik deklaracji rezygnacji nie złoży, automatycznie powinien być zapisany do systemu iPPK. Pierwsze naliczenie składek na PPK następuje z wynagrodzeń za marzec.

Podmiot zatrudniający, który spełniał definicje mikro przedsiębiorcy gdzie wszyscy pracownicy zrezygnowali z PPK i nie posiadał  umowy o zarządzanie oraz umowy o prowadzenie  w przypadku kiedy min 1 pracownik nie złoży rezygnacji, ma obowiązek podpisać w pierwszej kolejności umowę o zarządzanie z jedną z dziewiętnastu instytucji finansowych a następnie dopisać do systemu iPPK pracownika i wygenerować umowę o prowadzenie. Następnie rozliczać składki w systemie wczytując co miesiąc tzw. pliki składkowe generowane z programu księgowego. 

Deklaracje rezygnacji pracownicy składają  pracodawcy a pracodawca z kolei dostarcza je podmiotowi rozliczającemu. Księgowość powinna mieć stuprocentową pewność złożenia poprawnej deklaracji rezygnacji z PPK przez pracownika.

W poprzednich latach wielokrotnie były spotykane sytuacje gdzie pracodawca przekazywał ustnie informację dotyczącą  rezygnacji pracownika z PPK. Podmiot rozliczający nie uwzględniał składek na PPK, a w trakcie kontroli PIP okazywało się, że deklaracje rezygnacji nie zostały złożone przez pracownika/ów.

W takim przypadku zgodnie z ustawą niedopełnienie obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie lub namawianie do rezygnacji z PPK podlega karze grzywny w wysokości do 1,5% z funduszu wynagrodzeń w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

Znacznie dotkliwsze są kary za:

• brak umowy o prowadzenie
• brak dokonywania wpłat w wyznaczonym terminie
• brak prowadzenia dokumentacji z obliczaniem wpłat na PPK

Podlegają one karze grzywny w wysokości od 1.000 zł do 1.000.000 zł 

Generalnie co do zasady podmiot zatrudniający jest zobowiązany do podpisania umowy o zarządzanie, umowy o prowadzenie i obsługę systemu iPPK, który służy do ewidencji pracowników oraz rozliczaniu wpłat na PPK.

O ile w dużych podmiotach, które mają swoje działy kadrowo – księgowe nie ma z tym większego problemu ( firma korzysta z jednej wybranej instytucji PPK ) o tyle małe podmioty korzystające z zewnętrznych biur rachunkowych, obsługę iPPK przerzuciły właśnie na te biura. 

Z naszych obserwacji i współpracy z biurami rachunkowymi nasuwają się następujące wnioski:

Podmioty rozliczające, które nie odmówiły swoim podatnikom i na rzecz tych podatników prowadzą rozliczenia w programie iPPK z czasem będą miały nie lada kłopot w obsłudze technicznej ( coraz większa liczba przystąpień do PPK ). 

Zakładając, że podatnicy korzystają z różnych instytucji, osoby rozliczające będą pracowały na kilku lub nawet kilkunastu programach iPPK – jest to nie lada wyczyn logistyczny. Poza tym to na podmiot rozliczający spada obowiązek weryfikacji poprawności deklaracji przystąpień, rezygnacji, poprawności wczytywanych plików oraz dokonywanie korekt w programie iPPK. 

Kolejnym problemem jest fakt w ograniczeniu zakresu polis ubezpieczeniowych podmiotów rozliczających,  które często nie mają odpowiednich klauzul czy rozszerzeń w zakresie obsługi PPK oraz iPPK,  a dokonują  rozliczeń pracowników swoich  podatników w iPPK.

Doskonałe rozwiązanie w obsłudze PPK stworzyła firma Centrum Ubezpieczeń i Zarządzania Ryzykiem z Rybnika, która jest bezpośrednim  koordynatorem PPK w woj. Śląskim i która to w 2020 roku wprowadziła usługę obsługi PPK oraz iPPK w pełnym zakresie jako podmiot zewnętrzny, rozliczający pliki składkowe ( www.cuizr.pl ).

CUiZR na bieżąco monitoruje sytuację PPK dzięki czemu do minimum zostało wyeliminowane ryzyko błędów w zakresie obsługi PPK – iPPK. Korzyści płynących z takiego modelu biznesowego jest o wiele więcej gdyż CUiZR ma dla swoich klientów usługę Wirtualnego Segregatora gdzie ubezpieczony w swojej strefie użytkownika ma dostęp z dowolnego miejsca na świecie do wszystkich polis ubezpieczeniowych,  umów PPK, Leasingowych oraz do umów IKE oraz IKZE. 

Dodatkową korzyścią płynącą ze współpracy z CUiZR jest przeprowadzanie procesu likwidacji wszystkich szkód we wszystkich zakresach ubezpieczeń od życiowych po majątkowe oraz z OC zawodu.

Ponowny autozapis dotyczy osób, które złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.  Jednak osoby, które  przed 1 kwietnia 2023 r. ukończą 55 rok życia, pracodawca będzie mógł „zapisać” do PPK albo wznowić za nie naliczanie wpłat do PPK – w ramach ponownego autozapisu – wyłącznie na ich wniosek, złożony do ostatniego dnia lutego 2023 roku.

W przypadku osób zatrudnionych niebędących uczestnikami PPK potrzebny jest wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK, a w przypadku uczestników PPK, którzy zrezygnowali z dokonywania wpłat w trakcie oszczędzania w PPK – wniosek o dokonywanie wpłat do PPK. 

W ramach ponownego autozapisu pracodawca nie będzie mógł uwzględnić wniosku (o zawarcie umowy o prowadzenie PPK albo o dokonywanie wpłat do PPK) osoby zatrudnionej albo uczestnika PPK, którzy złożyli deklarację o rezygnacji, ale przed 1 kwietnia 2023 r. ukończą 70 lat.

Ponowny autozapis nie obejmie osób, które nie zostały „zapisane” do PPK z uwagi na to, że nie złożyły wniosku o zawarcie w ich imieniu i na ich rzecz umowy o prowadzenie PPK (dotyczy to osób w wieku 55+). Osoby te – z uwagi na swój wiek – nie składały bowiem deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

Źródło: PFR